Tentaminering

en Certificering

Leestijd: 3 minuten

Eind maart werd duidelijk dat de Corona-maatregelen per direct grote impact zouden hebben op ons onderwijs. Alles moest volledig digitaal. Voor het onderwijs was die stap een vertrouwde maar voor wat betreft de tentaminering was dit, ook voor de Open Universiteit, nog redelijk onontgonnen terrein. Er werd al snel een team opgezet om de tentaminering in no-time om te zetten naar tentaminering op afstand. Een enorme uitdaging dus. Ginny Isbouts (procesmanager onderwijsservices), Miriam Regab, (coördinator TenC), Daisy van Doorn (senior medewerker TenC) en Marianka Kropivsek (medewerker TenC) keken in juli terug op een aantal hectische maanden.

Marianka Kropivsek

Ginny Isbouts

Miriam Regab

01.

De beslissing 12 maart: wat betekende dit concreet voor jullie?

Miriam: Conform de richtlijnen van het RIVM maakten we bekend dat de afname van de CBI tentamens in de studiecentra met ingang van vrijdag 13 maart niet meer mogelijk was. Al snel werd duidelijk: de aprilronde gaat niet door. Het was de eerste keer sinds ons bestaan dat een tentamenronde niet doorging. Maar hoe nu verder? Alles stond stil: op een einde van een kwartiel worden duizenden tentamens afgenomen in verschillende tentamenvormen. De studievoortgang van onze studenten kwam in het gedrang.

Ginny: Alle ondersteunende diensten werden direct in opperste staat van paraatheid gebracht. Er ontstond een spinnenweb van korte lijntjes dat ons in staat stelde snel op diverse onderwerpen verschillende scenario’s te schetsen om het Coronateam in staat te stellen beslissingen te nemen omtrent coulanceregelingen, inschrijftermijnen, alternatieve online tentamenvormen en roostering. Op dat moment (de april-tentamenronde) waren er ruim 25.000 studenten met inschrijfrechten waarvoor alternatieve online tentamens moesten worden aangeboden.

'Het was de eerste keer sinds ons bestaan dat een tentamenronde niet doorging. Hoe nu verder?'

Daisy: Om studievertraging te voorkomen werden drie tentamenvormen in het leven geroepen, o.a. het online groepstentamen. Hiervoor moesten alle vragen handmatig omgezet worden én dit in een nieuw tentamenpakket. Harde deadlines en een enorme hoeveelheid werk, het leverde behoorlijk wat stress op.

en het lukte!

02.

Waar liepen jullie tegenaan?

Ginny: Als procesmanagers zijn mijn collega Chris en ik gewend om met meerdere projecten gelijktijdig bezig te zijn. Projecten waarbij we stoeien met het prioriteren van de werkzaamheden en voortdurend afstemmen met de betrokken afdelingen. Omdat de hele organisatie nu één focus had, maakten we een vliegende start. Nog nooit heb ik een project gezien waarbij we in zo’n korte tijd een volledig nieuwe tak van sport hebben gerealiseerd. Naast de al bestaande tentamenvormen die van huis uit afgelegd konden worden, zoals de instuuropdrachten en de (nu online) mondelinge tentamens, realiseerden we de mogelijkheid om thuis een computer gebaseerd tentamen te doen, met online surveillance.

Daisy: Voor ons, team Tentamineren en Certificeren, betekende dit dat we in korte tijd vele tentamens handmatig om moesten zetten naar CBG. En dan ook nog in een nieuw tentamenpakket dat voor ons niet bekend was. Uitdagend, maar ook zenuwslopend. We stonden in de startblokken, maar konden pas aan de slag wanneer er besluitvorming plaatsgevonden had. En de informatie die we elke dag ontvingen kon van het een op het andere moment veranderen.

03.

SPANNEND?

Ginny: Het was ontzettend spannend. Konden we met onze nog beperkte, maar snel groeiende kennis van het systeem de studenten genoeg informatie bieden om succesvol van deze nieuwe tentamenwijze gebruik te maken? Werkte alles zonder verstoringen tijdens de tentamensessies? Hadden we met onze inschattingen genoeg tentamensessies geroosterd om alle studenten die van dit tentamen gebruik wilden maken te faciliteren? De chats in Teams stonden middagen, avonden en zaterdagen lang roodgloeiend. Toen bekend werd dat ook de juli-ronde via alternatieve online tentamens vorm gegeven zou worden, konden we als een inmiddels goed geoliede machine het hele traject herhalen, en vele verbetersuggesties van studenten direct doorvoeren.

04.

Wat waren de reacties van studenten?

Marianka: We hebben veel fijne reacties gehad van studenten, die het konden waarderen dat er op relatief korte tijd een hele nieuwe manier van tentamineren uit de grond werd gestampt. In de praktijk liep niet alles even soepel, problemen met inloggen of technische storingen. Maar ook daar zijn studenten eigenlijk heel goed mee omgegaan. Ze hadden er begrip voor dat dit ook voor ons nog onontgonnen terrein is/was.

Daisy: Het meest hartverwarmende is wanneer een student, ondanks dat hij het tentamen niet of niet probleemloos heeft kunnen afleggen, toch zijn waardering uitspreekt over het aanbieden van het tentamen of over de manier waarop zijn klacht wordt behandeld. We hebben met z’n allen ook veel geleerd over tentaminering en de daarbij behorende (on)mogelijkheden.

Miriam:

'Vlak na de eerste tentamenronde in mei kreeg ik de volgende reactie van een student: "Ik wilde je even laten weten dat ik erg blij ben met de creativiteit die jullie in het onderwijs steken met deze bijzondere tijden". Dat deed me goed, je weet weer waarvoor je het doet na alle hectiek.'

Ginny: We deelden in de frustratie van studenten waarbij het ondanks alle voorbereidingen van beide kanten toch niet was gelukt om op het betreffende moment toegang te krijgen tot een tentamensessie, of die in paniek raakten omdat het scherm afsluiten niet goed lukte. Ook wat hadden we graag 100% van alle studenten een volledig stressvrije tentamendeelname willen bezorgen! Maar we deelden gelukkig ook in het enthousiasme van de studenten die de evaluaties invulden en dolblij waren dat ze veilig van huis uit deel hadden kunnen nemen aan het tentamen en zo gestaag door konden gaan met hun studie. De studenten die aangaven dat ze altijd wel op deze manier tentamen wilden doen, vanuit de relaxte thuisomgeving, en zonder reistijd!

5.

Hoe kijken jullie terug op deze tijd?

Miriam: Het is wellicht niet voor alle studenten zo gelopen als we graag gezien hadden, maar ik denk dat we mogen stellen dat we met z’n allen een geweldige prestatie geleverd hebben in zeer korte tijd! Er zijn heel wat overuren gedraaid en vrije dagen ingeleverd om ervoor te zorgen dat de eerste online tentamens op 15 mei gereed stonden en er worden nog steeds overuren gedraaid. Natuurlijk hebben we deze klus niet alleen geklaard. Als afdeling willen we dan ook graag alle betrokken collega’s bedanken, vooral bij de afdeling Onderwijsservices, onze IT afdeling en de faculteiten!

6.

Hoe zien jullie de tentaminering in de toekomst?

Miriam: Ik denk dat de komende maanden en wellicht jaren het tentamineringsproces verder doorontwikkeld wordt. De traditionele pen en papier tentamens zullen met de tijd gaan verdwijnen. We zijn een weg ingeslagen van online toetsen en het is nu een kwestie van doorpakken. Belangrijk is wel dat we de juiste keuzes maken en zorgvuldig systemen onderzoeken die het online afnemen van tentamens zowel voor ons als voor de studenten op een gebruikersvriendelijk manier mogelijk maakt.

'Onze ervaringen met online tentaminering hebben zeker versneld deuren open gezet om in de nabije toekomst meer invulling te gaan geven aan online tentaminering, in studiecentra en wellicht ook meer vanuit huis.'

Ginny: We stellen alles in het werk om tentaminering in de studiecentra mogelijk te blijven maken. Onze ervaringen met online tentaminering hebben zeker versneld deuren open gezet om in de nabije toekomst meer invulling te gaan geven aan online tentaminering, in studiecentra en wellicht ook meer vanuit huis, om zo nog beter invulling te kunnen geven aan activerend online onderwijs dat persoonlijk en dichtbij is!

Modulair Augustus

05